طباعة الفواتير ومستلزماتها وخطواتها

  • By: Mohammed Zeliche
  • Date: أغسطس 3, 2022
  • Time to read: 1 min.

تمر الأنشطة التجارية والمشاريع الناشئة بالعديد من المراحل المهمة، بدءًا من تكوين الفكرة الأساسية للمشروع، ودراسة الجدوى والتخطيط للمشروع، والبدء في تنفيذه، وإنشاء وإطلاق المنتجات والخدمات، وتسويق نتائج المشروع، بيع المنتجات وأستلام المستحقات، عبر موقع عربي برانت سنركز على أهمية الفواتير وطباعة الفواتير بالنسبة لك كرجل أعمال أو رائد أعمال في تحصيل المدفوعات من عملائك عبر الإنترنت.

الفاتورة التجارية

الفاتورة هي مستند تجاري صادر عن المصدر، فيه بيان الأنواع والكميات والأسعار المتفق عليها للبضائع المصدرة أو المباعة، تشير إلى أنه يجب على المستورد أن يدفع للمصدر ما هو مستحق وفقاً لشروط الدفع.

من وجهة نظر المصدر، الفاتورة هي مستند التصدير، ومن وجهة نظر المستورد الفاتورة هي وثيقة شراء، توضح الوثيقة وتشرح العلاقة بين المصدر والمستورد ويشير إلى الأموال المدفوعة أو المستحقة على المستورد، لنعرف الآن أهمية الفاتورة للأنشطة التجارية ومن هم المستفيدون والمتأثرون بهذه الوثيقة الهامة المسماة الفاتورة:

  • ماهو المستورد؟

المستورد هو شخص يقوم باقتناء واستيراد الأشياء على اختلاف أنواعها، كما انه يقوم بشراء الأغراض على اختلافها، فهو يستورد السلع التموينية والغذائية وغيرها، ويستفيد من الخدمات التي تقدمها الشركات والمؤسسات التجارية.

  • ماهو المورد أو المصدر ؟

هو كل شخص ينتج أو يبيع أو يعيد بيع أو يوزع المنتجات والخدمات والسلع ويقوم بعرضها على ويقدمها للعملاء، هناك جهات أخرى تستفيد من الفاتورة وهي الجهات الحكومية المسؤولة عن تحصيل الرسوم والضرائب على الأرباح ولكن هنا سنركز على المستورد والمصدر وأهمية الفاتورة بالنسبة لهما.

التعريف التجاري للفاتورة

الفاتورة هي وثيقة قانونية يتم تسليمها من قبل المصدر الذي يقدم الخدمة، أو الذي ينتج البضائع، إلى المستهلك أو العميل، أو من يستفيد من الخدمات المقدمة ويشتري السلع والأشياء، تتضمن الفاتورة اسم المصدر أو المورد مع عنوانهما، يضاف رقم التسجيل إلى الختم التجاري، توثق الفاتورة عقد المصدر مع المستورد دون تكاليف مالية كبيرة لتنظيمها، تعتبر الفاتورة أيضًا ضمانًا للمصدر أنه يمتلك المنتج، والفاتورة طريقة فعالة لضمان تطابق بيانات التصدير مع الواقع.

تتضمن الفاتورة أيضًا تواريخ إصدار كمية البضائع مع السعر الإجمالي الذي يجب على المستورد دفعه.

أهمية الفواتير بالنسبة للمصدر والمستورد

  • أولاً: استقبال الأموال مقابل السلع والمنتجات والخدمات التي تم تصديرها.
  • ثانياً: سجل عمليات البيع والشراء التجارية بين الأطراف المعنية بما في ذلك المصدرين والمستوردين.
  • ثالثًا: الفاتورة هي إثبات لعملك والمال الذي طلبته في المقابل.
  • رابعاً: تحدد الفاتورة شرط الدفع ومواعيده وغرامات التأخير إن وجدت.
  • خامساً: يمكن للفاتورة أن تبهر المستورد بقدر حسن التنظيم كدليل على احترافية المصدر، يمكن أن تحث المستورد على تسريع الدفع وخلق انطباعات جيدة، لتكرار التعاملات بين المصدر والمستورد.

طريقة إصدار الفاتورة التجارية

الآن علينا إيجاد طريقة لإصدار هذه الفاتورة وتثبيتها للرجوع إليها عند الضرورة، تتمثل طريقة الفوترة التقليدية في طباعة دفتر فواتير خاص يحتوي على عدد كبير ولكن القليل من النماذج الفارغة المعدة مسبقًا وفقًا لمعايير فوترة خاصة ومعروفة، يقوم المُصدر بتحرير هذا المستند يدويًا وبخط يده، وتسليم نسخة منه إلى المستورد.

أهم الأمور التي يجب توافرها في الفاتورة

يجب تضمين الفاتورة بعض المعلومات الضرورية، علي النحو التالى:

  • اولا – اسم المستورد الذي يقوم بالتوريد.
  • ثانيا- نوع البضاعة المصدرة للمستورد.
  • ثالثا – كمية البضائع المصدرة الى المستورد.
  • رابعا – القيمة الاقتصادية وسعر البضائع المصدرة الى المستورد.
  • خامساً: اسم الشركة المصنعة للمنتجات والبضائع المصدرة للمستورد.
  • سادساً- تاريخ اصدار الفاتورة ووفقاً للعلامات الموجودة على بوليصة الشحن.

الفاتورة وثيقة رسمية عند وجود خلافات وخلافات بين المصدر والمستورد.

للفواتير أهمية كبيرة بالنسبة لمشروعك التجاري، نلخصها لك في الآتي

  • طلب المال مقابل السلع والمنتجات والخدمات التي تقدمها.
  • سجل المعاملات التجارية (البيع / الشراء) بين الأطراف المهتمة.
  • دليل على ما قمت به والمال الذي طلبته واستلمته مقابل ذلك.
  • تحديد شروط الدفع وتواريخ الدفع والتأخيرات.

أولاً: المستهلك أو المستفيد: كل شخص يشتري أشياء مختلفة ويشتري مواد مختلفة ويستهلك منتجات غذائية ويستفيد من خدمات الشركات والمؤسسات التجارية.

ثانياً: المورد أو الشركة أو التاجر: هو الشخص الذي ينتج السلع والخدمات والمنتجات أو يبيعها أو يعيد بيعها أو يوزعها، ويقدمها للمستهلكين أو إلى الفئات المستهدفة من الخدمات التي يقدمونها بجميع أنواعها في عالم ريادة الأعمال.

كيف تطبع فاتورة خطوة بخطوة؟

هناك عدة طرق لإنشاء فاتورة لشركتك، يمكنك ببساطة إنشاء فاتورة بنفسك في Word أو Excel، هناك أيضًا عدد من القوالب المجانية عبر الإنترنت، وإيا كان النموذج الذي ستتبعه يجب إن تقوم بتنسيق الفاتورة جيدا، ويجب أن تتضمن الفاتورة المعلومات التالية:

  • تاريخ
  • رقم الفاتورة
  • اسم جهة اتصال البائع واسم الشركة والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني
  • اسم جهة اتصال العميل واسم الشركة والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني
  • رقم طلب الشراء
  • وصف المنتجات أو الخدمات التي يتم دفع الرسوم مقابلها، بما في ذلك الأسعار والكميات
  • تاريخ تسليم المنتجات أو الخدمات المقدمة
  • المجموع الفرعي
  • الضرائب
  • المجموع الإجمالي
  • شروط الدفع (عندما يحين موعد السداد)
  • تحذير الرسوم المتأخرة
  • خيارات الدفع

مستلزمات الطباعة

طباعة الفواتير تحتاج إلي بعض المعدات، نطلعك عليها فيما يلي:

  • ورق
  • طابعة
  • حبر
  • نماذج فواتير جاهزة أو معدة سابقا

إيجابيات وسلبيات طباعة الفاتورة

الفاتورة لها جوانب إيجابية وجوانب سلبية، نطلعك عليها فيما يلي:

إيجابيات:

  • حفظ السجلات – تُستخدم الفواتير الورقية لحفظ السجلات وتقييم الالتزام الضريبي.
  • سهولة القراءة: المستندات المطبوعة سهلة القراءة مقارنة بالمستندات الإلكترونية.

السلبيات:

  • زيادة التكلفة: طباعة فاتورة تكلف مالاً، تحتاج إلى الإنفاق على الطابعة والحبر، من ناحية أخرى فإن تكلفة المستندات الإلكترونية ضئيلة مقارنة بالمستندات المطبوعة.
  • زيادة الوقت: يضيع الموظفون الكثير من الوقت في طباعة الفواتير وإرسالها وتتبعها يدويًا، يمكن حفظ هذا الوقت إذا تم استخدام الفوترة الرقمية، يمكن تخزينه في السحابة ويمكن الوصول إليه من أي مكان.

الصناعات أو القطاعات التي تسود فيها طباعة الفواتير

تمتد وتنتشر طباعة الفاتورة إلى القطاعات التالية:

  • سوبر ماركت ومراكز تسوق
  • قطاع التجزئة
  • قطاع الرعاية الصحية
  • مطاعم

أفضل بديل لطباعة الفاتورة

يمكن أن تشكل طباعة الفواتير تحديًا، خاصةً عندما ينمو عملك وتصدر مئات الفواتير كل يوم، يمكنك التخلص من الحاجة إلى الفوترة المادية باستخدام العديد من أدوات الفوترة عبر الإنترنت المتاحة في السوق، تساعد هذه الأدوات في إنشاء مدفوعات الفواتير وإرسالها بالبريد الإلكتروني وتتبعها.

أي عمل تقوم به في أي مجال ، يمكنك القيام به بطريقة تقليدية أو بطريقة حديثة، والطريقة التقليدية للفواتير هي طباعة دفتر فواتير مخصص، والذي يحتوي على عدد كبير ولكن محدود من النماذج الفارغة المصممة مسبقًا وفقًا لـ معارفه بالمعايير العالمية، بالنسبة للفواتير بشكل عام يتم تحريرها من قبل المحاسب أو مسؤول المبيعات يدويًا بخط يده، وتسليم نسخة منها للعميل.

الطريقة الحديثة هي النموذج الإلكتروني، بحيث يتم إنشاء الفاتورة وتحريرها وإضافتها وتعديلها وإصدارها وحذفها من خلال نظام أو تطبيق إلكتروني على الكمبيوتر أو الأجهزة الذكية، وتخزينها في قواعد بيانات مخصصة لذلك عبر الإنترنت بكل احترافية، يتيح لك جمع الأموال عبر الإنترنت (عبر الويب) دون أي مشكلة.

ما هي فوائد تطوير الأعمال من تقليدية الى تقنية؟

  • السرعة في العمليات سواء كانت اتصالات أو تسجيل محاسبي أو سداد فواتير.
  • حماية المعلومات من الفقدان.
  • القدرة على مشاركة معلومات الشركة السرية بشكل آمن.
  • تجنب ضياع الأوراق والمستندات.
  • توفير وترتيب المكان في الشركات مما يعكس طريقة حضارية ومتطورة في الشركة.
  • تحفيز الموظفين على استخدام الأساليب الحديثة.

أفضل طرق طباعة الملصقات (الاستيكرات)

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

الطباعة علي الظروف و الكروت الشخصية

Previous Post

الطباعة علي الظروف و الكروت الشخصية

Next Post

مشروع طباعة السبلميشن و المواد التي يمكن الطباعة عليها

أفضل المنتجات المربحة لطباعة السبلميشن